Vergadertechnieken

Het woord 'vergadering' of 'werkoverleg' roept niet altijd positieve gedachten op. Zijn al die vergaderingen wel nodig? Moet ik echt aanwezig zijn? Wat is mijn bijdrage aan de vergadering? Zal het ons vandaag weer niet lukken om een beslissing te nemen? Gezien het feit dat vergaderingen bovendien ook nog erg tijdrovend zijn, zijn deze vragen erg terecht.

Doeltreffend vergaderen is niet altijd een gemakkelijk gegeven. Als we er even bij stil staan levert het vaak volgende vragen op:
• Hoe zorg ik dat mijn deelnemers gemotiveerd blijven en/of enthousiast worden?
• Hoe zorg ik voor een betere/ creatievere uitkomst van mijn vergadering?
• Hoe ga ik om met dysfunctionele teamleden?
• Hoe zorg ik voor een goede vergaderstructuur?
• Hoe nemen we een goede beslissing?
• Hoe zorg ik ervoor dat de zwijgers praten en de praters zwijgen?

In deze training willen we u op een interactieve manier een aantal handvaten aanbieden om deze momenten effectiever te laten verlopen. Meer specifiek kan u na deze training diverse soorten vergaderingen op een proactieve en doelgerichte manier voorbereiden, bijwonen en opvolgen:

• U heeft inzicht in de verschillende functies van vergaderingen in bedrijven en organisaties (definiëren van groepen; kennismanagement, beslissen, e.d.) en kan analyseren welke de functies zijn van de vergaderingen waar u doorgaans bij aanwezig bent.
• U kan de verschillende soorten vergaderingen beschrijven die georganiseerd worden in hun organisatie en de doelstellingen verbonden aan elke soort opnoemen.
• U kent de verschillende rollen die weggelegd zijn voor de betrokkenen bij de diverse soorten vergaderingen.
• U kan de noodzakelijke stappen zetten om in elk van de voorgaande rollen uw vergaderingen zo doelgericht mogelijk voor te bereiden, bij te wonen en op te volgen (als deelnemer, als voorzitter en als verslaggever).
• U kent de verschillende stappen in de besluitvorming en kan een keuze maken tussen een aantal besluitvormingsmethodes.
• U kan de valkuilen herkennen die een goed verloop van vergaderingen in het gedrang kunnen brengen en hier preventief en proactief op reageren.